Die besten Leute verliert man vor dem Vorstellungsgespräch 

Die besten Leute verliert man vor dem Vorstellungsgespräch 

Die Überschrift ist zugegeben provokativ. Das ist von mir bewusst so gewählt, denn mit meinem Leitartikel im Oktober-Newsletter möchte ich die Aufmerksamkeit auf die Servicequalität im Personalverfahren lenken. 

Dafür stellen wir uns folgenden Fall vor: Wir wollen für Anfang des Jahres 2027 eine Führungsposition im Finanzwesen besetzen. Wir fanden eine hervorragende Kandidatin: einschlägige Qualifikation, bereits erste Führungserfahrung, großes Interesse an der Aufgabe. Sie bewarb sich. Und dann? Vergingen sechs Wochen, bevor das erste Gespräch nach der Eingangsbestätigung stattfinden sollte. Da hatte Sie längst eine Zusage in einer anderen Verwaltung. 

Diese Geschichte ist keine Ausnahme.  

Der Markt hat sich gedreht, aber nicht alle Verfahren 

Dem öffentlichen Dienst fehlen laut dbb-Monitor aktuell rund 600.000 Beschäftigte, um alle übertragenen Aufgaben seriös erfüllen zu können – rund 30.000 mehr als im Vorjahr. Allein die Kommunalverwaltungen bräuchten über 112.000 zusätzliche Kräfte. Und in den nächsten zehn Jahren scheiden 1,39 Millionen Beschäftigte altersbedingt aus. Das ist gut ein Viertel des gesamten Personalbestands. 

Die KandidatInnen von heute haben Wahlmöglichkeiten. Und sie verhalten sich entsprechend: 58 Prozent von ihnen haben schon einmal einen Bewerbungsprozess abgebrochen, obwohl die Stelle eigentlich zu ihnen gepasst hätte. Jede zweite Person sagte wegen eines umständlichen Verfahrens ab, 42,5 Prozent wegen zu langsamer Reaktion des Arbeitgebers. Fast drei Viertel erwarten eine Einladung zum Vorstellungsgespräch innerhalb von ein bis zwei Wochen. 

Die durchschnittliche Besetzungsdauer offener Stellen in Deutschland liegt derweil bei 165 Tagen – länger als je zuvor. Der öffentliche Dienst liegt hier selten am unteren Ende. Und deshalb meine These, die ich nach vielen Jahren Personalsuche so verteidige: 

Personalauswahl im öffentlichen Dienst ist längst kein Filterprozess mehr. Sie ist ein Gewinnprozess. 

Die beste Auswahlentscheidung nützt nichts, wenn die besten Leute das Verfahren vorher verlassen. Und nein: Das ist kein Widerspruch zur Bestenauslese.  

Sieben pragmatische Regeln für den Auswahlalltag 

Hier keine Eignungsdiagnostik, keine wissenschaftlichen Prognosemodelle – sieben Dinge, die jede Personalleitung ab Montag umsetzen kann: 

1. Tempo schlägt Perfektion. 

Bestätige jeden Bewerbungseingang innerhalb von 48 Stunden – mit Namen und Durchwahl eines echten Ansprechpartners. Biete Gesprächstermine an, um etwaige Fragen zu beantworten und Basis-Infos zu vermitteln, bevor die Ausschreibungsfrist abläuft: Eine first-look-Sichtung während der Frist ist rechtlich zulässig, fehlende Zeugnisse können nachgereicht werden. Zielgröße: Erstgespräch binnen 14 Tagen nach Eingang. Nach einer festen Frist von zwei Wochen entscheiden die meisten KandidatInnen woanders. 

2. Das 15-Minuten-Telefonat. 

Nicht jedes Erstgespräch braucht einen Sitzungssaal und ein vollständiges Auswahlgremium. Ein kurzes, unverbindliches Telefonat klärt die entscheidenden Fragen: Passt die Motivation? Ist der Kandidat erreichbar und verbindlich? Stimmen die Gehalts- und Verfügbarkeitsrahmen grob? Das schützt beide Seiten vor aufwendigen Verfahren, die ohnehin ins Leere laufen. 

3. Lest, was da ist und nicht, was fehlt. 

Der lückenlose, mustergültige Lebenslauf ist die Ausnahme geworden: Lücken, Seitenwechsel, Quereinsteigende. Wer heute nach Perfektion im Papier sucht, selektiert die Falschen aus. Fragt nach Motivation, Lebenswelt und Bezug zur Aufgabe. Natürlich gelten alle rechtlichen Dinge weiterhin. Umso wichtiger ist bei der Stellenausschreibung der Blick mit Weitsicht bei den deklaratorischen und konstitutiven Erfordernissen an die Stelle.  

4. Sprecht über den Status, bevor gefragt wird. 

Ein Großteil der Beschäftigten wünscht sich eine persönliche Rückmeldung innerhalb weniger Tage – jede zweite Person erwartet zudem eine schnelle, klare Absage, wenn es nicht passt. Schweigen ist die teuerste Form der Kommunikation: Ihr verliert die Kandidatin von heute und die Bewerbung von morgen. 

5. Lasst hineinschauen. 

Vorstellungsgespräche sind auf beiden Seiten ein stückweit „Schönfärberei“. Probearbeiten, eine Hospitation oder ein Gespräch mit dem künftigen Team erzeugen eine realistische Vorschau und senken das Risiko für Fehlbesetzungen und hohe Abbruchquoten im Onboarding. Das ist Auswahl im besten Sinne: gegenseitige Prüfung ohne Schönfärben. 

6. Absagen sind Beziehungspflege. 

Jede persönliche wertschätzende Absage ist eine Chance auf ein Wiedersehen. Zeitnah, persönlich und mit einem konkreten Angebot – „Ihre Mappe bleibt bei uns im Blick für die nächste passende Ausschreibung“ – verwandelt ihr Abgelehnte in Wiederbewerberinnen und -bewerber. Baut im besten Falle (unter allen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen) einen Talentpool auf. 

7. Macht Eure Fachbereiche besetzungsfähig. 

Die schnellste Personalstelle scheitert am Amt, das drei Wochen auf die Bereitstellung von Gesprächsterminen wartet. Blockiert Auswahltermine in den Kalendern der Fachbereiche, bevor die Ausschreibung veröffentlicht wird – nicht danach. Und messt zwei Kennzahlen: Eure Zeit vom Bewerbungseingang bis zum Erstgespräch und Eure Abbruchquote im Verfahren. Was ihr nicht messt, verbessert ihr nicht. 

Was das mit der dgp zu tun hat 

Wie man mit bspw. hochwertigen Eignungstests auswählt, lest ihr in diesem Newsletter im Interview mit dem Gesamtleiter Herrn Dr. Stadelmaier von der Deutschen Gesellschaft für Personalwesen e.V. (dgp). Ich empfehle das Gespräch jeder Personalleitung mit Auswahlverfahren für Führungspositionen, die auf Seriösität, Erfahrung im öffentlichen Dienst sowie Qualifikation setzt! 

Mein Punkt in diesem Artikel ist ein anderer und er steht am Anfang von allem: Bevor das beste Auswahlverfahren greifen kann, muss der beste Mensch noch da sein. An der Stelle, an der Verwaltungen heute KandidatInnen verlieren, entscheiden Tempo, Wertschätzung und Kommunikation. Das kostet kein Geld. Es kostet nur den Entschluss, den Auswahlprozess als das zu behandeln, was er im Jahr 2026 ist: den ersten Arbeitstag Eures künftigen Personals. 

Wenn Du mehr zu diesem Thema erfahren möchtest, dann kontaktiere mich gerne: 

☎️ 0178 / 6137839

📧 christian.pollack@public-pioneers.de   

Der Autor Christian Pollack ist Geschäftsführer der public-pioneers GmbH und Ansprechpartner für Direktansprache, Personalgewinnung und Employer Branding. Als ehemaliger Kommunal- und Landesbeamter bringt er vielfältige Erfahrungen & Kenntnisse aus dem öffentlichen Dienst in seine Arbeit ein und steht Ihnen gerne für weitere Informationen zur Verfügung.