“Ein Medium mit Herzblut” 

Kann man so über einen Verwaltungsbericht sprechen? Das kann man, wenn man sich den Personalbericht der Stadt Offenbach am Main anschaut. Denn dieser sieht alles andere als nach einem klassischen Personalbericht aus, sondern viel mehr nach einem modernen Magazin, das man gerne liest! Unter hinter jeder neuen Idee stecken innovative und kreative Köpfe: Laura Weigand, Lara Reichwein und Christina Walter. Stellvertretend für das Redaktionsteam gibt uns Lara Reichwein aus dem Personalamt Einblicke zur Idee, Entstehung dieses magazinartigen Personalberichts sowie Zukunftsperspektiven. 

Warum hat sich die Stadt Offenbach bewusst für einen magazinartigen, emotionalen Aufbau des Personalberichts entschieden, statt für einen klassischen Verwaltungsbericht?   

Reichwein: Aus dem Personalamt heraus wird schon viele Jahre ein Personalbericht veröffentlicht, jedoch gibt es ihn in der heutigen Form erst seit dem Berichtsjahr 2022. Einher ging der Relaunch mit der damals neu entwickelten Arbeitgebermarke der Stadt, deren Inhalte haben wir 2021 in einem aufwendigen internen Prozess erarbeitet und dann auch in einem eigenen Corporate Design sichtbar gemacht. Der neue Look sollte sich dann auch im Personalbericht widerspiegeln, damit die externe Kommunikation der Arbeitgeberin Stadt aus einem Guss ist. 

Den angestrebten optischen Relaunch nahmen wir zum Anlass, alle bestehenden Inhalte auf Herz und Nieren zu prüfen, uns neue Gedanken zur Zielgruppe und ihren Bedarfen zu machen und zu schärfen, welchen Zweck der Personalbericht für uns eigentlich erfüllt. In diesem Zusammenhang haben wir uns von Kolleg*innen Feedback eingeholt, mutig den Rotstift für eingestaubte Rubriken angesetzt und eine umfassende Recherche in anderen kommunalen Personalberichten gemacht. Das Ergebnis zeigte, dass wir weg wollten vom „Zahlenfriedhof“ und hin zu einem Medium, das inhaltlich wie optisch ein Gefühl davon vermittelt, wer wir als Arbeitgeberin eigentlich sind. 

Das hat zum einen internen Nutzen: Mitarbeitende erfahren von Projekten, Schwerpunkten in der Personalarbeit und lernen noch unbekannte Gesichter besser kennen – das schafft Verbindung zur Arbeitgeberin und bietet auch eine schöne Bühne für Kolleg*innen. Zum anderen hat der Personalbericht für uns externen Wert: Wir geben Menschen, die an einem Job bei uns interessiert sind, authentische Einblicke, sind nahbar und legen offen, was bei uns los ist. Er ermöglicht außerdem niedrigschwellig, die Passung (also den Job Fit oder auch Cultural Fit) zu prüfen: Passt diese Arbeitgeberin zu meinen Werten und Vorstellungen? Häufig kommen Bewerberende dann in Gespräche und berichten von der Lektüre des Personalberichts – da freuen wir uns natürlich immer ganz besonders. Das unterstreicht ja auch deren Interesse. Kern des Ganzen ist, ein in Gänze rundes Bild der Arbeitgeberin zu vermitteln, die wir sind.  

Das gelingt aus unserer Perspektive am besten mit einer bunten Mischung aus “magazinigen” Geschichten, die so auch in einer Mitarbeitendenzeitschrift stehen könnten und dem klassischen Faktenteil, der aber mit Infografiken und vielen Icons gestalterisch so aufgearbeitet ist, dass man ihn gerne konsumiert. 

Wie wurde entschieden, welche Themen und Geschichten im Bericht sichtbar werden sollen?   

Der Prozess von der Ideensammlung bis zum fertigen Personalbericht beginnt immer damit, dass wir in einem kleinen Redaktionsteam aus zwei bis drei Personen fortlaufend im Jahr Themen sammeln, die uns in der Verwaltung begegnen. Hier ist hilfreich, dass ein Part des Teams aus dem Geschäftszimmer des Personalamts kommt und demnach über viele Neuerungen und Projekte gut informiert ist. Der zweite Part ist aus dem Personalmarketing, aktuell sind das meine Kollegin Laura Weigand und ich. Bei uns laufen durch stetige Social Media-Arbeit und viele andere Projekte ganz natürlich viele Fäden zusammen. 

Wir beginnen dann etwa im Oktober des Jahres damit, den Redaktionsplan zu erstellen. Hier arbeiten wir entlang unserer mittlerweile etablierten Rubriken und füllen einen Seitenplan, strukturieren die Inhalte, notieren Zuständigkeiten und überlegen, welchen Umfang welches Thema einnimmt. Das Herzstück ist immer unser Thema „Im Mittelpunkt“: Hier subsummieren wir Berichte zu einem übergeordneten Aspekt, im aktuellen Bericht sind das beispielsweise viele verschiedene „Gesichter der Stadtverwaltung“. Das Fokusthema passt bestenfalls auch zu einer unserer Personalmarketing-Kampagnen – in diesem Falle zieht sich das wie ein roter Faden durch viele Texte. 

Außerdem erreichen uns immer mal wieder Themenvorschläge aus dem ganzen Kollegium, die nehmen wir natürlich auch gerne mit. Unsere direkten Kolleg*innen im Personalamt haben zudem auch genügend Zeit, um Themen einzureichen, die sie spannend finden. Den Zahlen-Part evaluieren wir stets nach der Veröffentlichung neu für den folgenden Bericht und überlegen immer wieder, ob die Inhalte stimmig, spannend und aussagekräftig sind. 

Wie aufwendig war die Erstellung des Personalberichts organisatorisch und welche Bereiche der Verwaltung waren daran beteiligt?   

Da wir die gesamte redaktionelle Arbeit inhouse erledigen, ist der Personalbericht in den Monaten vor der Veröffentlichung (immer im April mit dem Bericht über das davorliegende Jahr) eines unserer Hauptprojekte. Ich schätze, dass etwa ein Drittel der Artikel angeliefert werden und dann von uns redigiert und rückgekoppelt werden und zwei Drittel von uns selbst geschrieben werden. Auch dann bleibt die Abstimmung mit den passenden Kolleg*innen in der Verwaltung natürlich nicht aus.  

Stehen alle Inhalte, beginnt die Zusammenarbeit mit einer externen Grafikdesignerin, die den Personalbericht für uns setzt und Sorge trägt, dass er bspw. auch unsere Ansprüche bei der Barrierefreiheit erfüllt. Nach diversen Korrektur- und Freigabeschleifen beginnt dann die Phase, in der der Bericht das Licht der Welt erblickt: Upload auf der Website, interne Meldung, externe Pressemitteilung, begleitende Social Media-Arbeit, das volle Programm der kommunikativen Klaviatur wird bedient. Denn er soll nach all dem Invest natürlich nicht in der digitalen Schublade versauern! 

An diesem Entstehungsprozess sieht man, dass der Personalbericht trotz des kleinen Kernteams zahlreiche Berührungspunkte ins Kollegium hat und am Ende viele Personen zum Ergebnis beitragen. Besonders hervorheben muss man hier jedoch Kolleg*innen aus dem Personalamt, die Datenauswertungen machen, Texte schreiben, Kontakte vermitteln oder Korrekturlesen. Also am Ende ein echtes Gemeinschaftsprojekt des Amtes! Wir freuen uns aber auch jedes Jahr über die tollen Beiträge aus allen möglichen anderen Ämtern. Das ergibt am Ende dann das vielfältige Bild unserer Verwaltung, das wir uns wünschen. 

Welche Rückmeldungen gab es bisher auf diesen Stil des Personalberichts – intern wie extern – und welche Erkenntnisse nimmt Offenbach für zukünftige Berichte mit?  

Erfreulicherweise bisher viele positive. Nach der Veröffentlichung erreichen uns immer mal Mails von Kolleg*innen, die die Aufmachung oder besondere Inhalte loben oder neue Ideen einbringen. Von extern gibt es wie schon beschrieben das meiste Feedback aus dem Kreis der Bewerbenden, was uns motiviert, jedes Jahr wieder einen tollen Bericht auf die Beine zu stellen. 

Für zukünftige Berichte ist uns wichtig, dass wir den Personalbericht immer als „work in progress“ sehen. Wir optimieren jedes Jahr im Hintergrund unsere Erhebungsgrundlagen der Zahlen, versuchen, blinde Flecken für möglicherweise nicht mehr allzu spannende Aspekte loszuwerden und halten immer Ausschau nach Neuerungen, die auch zu uns passen. So haben wir für die 2025-Ausgabe erstmalig auf der Website auch einen interaktiven „Blätterkatalog“ implementiert, damit man nicht gleich das ganze PDF downloaden muss, um Einblicke zu bekommen.  

Jedes Jahr vor Projektstart überlegen wir außerdem mit unserem Amtsleiter zusammen, ob wir aktuell die Ressourcen für das Projekt haben im Hinblick auf den Nutzen – das ist bei einer knappen Personalstruktur wie in Offenbach unabdingbar, hier realistisch zu bleiben. Bisher haben die Vorteile aber immer gegenüber den Nachteilen überwogen, was uns freut. Der Personalbericht ist nämlich auch für uns immer ein zwar sehr aufwändiges, aber auch sehr schönes Projekt! 

Was sind Ideen für die Zukunft des Personalberichts?  

Im Laufe dieses Jahres implementieren wir ein neues Bewerbendenmanagementsystem bei uns, das uns hoffentlich wieder neue Möglichkeiten der Datenanalyse für das laufende Berichtsjahr ermöglicht – hier stoßen wir aktuell immer mal an technische Grenzen, wenn wir gewisse Daten erheben wollen.  

Seit Beginn 2026 gibt es zudem ein umfangreiches Eventprogramm für Mitarbeitende namens OFFline, um das Miteinander zu stärken und den Austausch untereinander zu fördern – hier ist von Ping Pong in der Mittagspause, einen Kreativabend im Jugendclub, über Netzwerk-Treffpunkte mit Impulsen aus Projekten bis hin zur Stadtrundfahrt mit unserem Oberbürgermeister für alle was dabei. Das wird sicher im kommenden Bericht ein größeres Thema werden. 

Außerdem wäre ein noch breiteres Themenspektrum aus der Verwaltung toll, hier möchten wir mit Mitarbeitendenumfragen intern dazu anregen, Projekte einzureichen und so im Personalbericht noch besser abzubilden, was uns gerade beschäftigt. Aktuell ist beispielsweise an vielen Ecken und Enden Bewegung bei Digitalisierung und dem Einsatz künstlicher Intelligenz – das würden wir gerne sichtbarer machen. Denn auch dies würde wiederum auf unsere Arbeitgebermarke einzahlen, indem wir zeigen, wie wir moderne Verwaltung leben.  

Letzten Endes kann man in den allermeisten Artikeln unseren Kernwert „Offenheit“ herauslesen, in all seinen unterschiedlichen Facetten. Und das macht den Personalbericht für uns zu dem, was er ist: Ein Medium mit Herzblut für uns und gleichzeitig für alle, die die Stadt als potenzielle Arbeitgeberin spannend finden. 

Vielen Dank für das Interview, Frau Reichwein!  

Wer den ganzen Personalbericht der Stadt Offenbach am Main lesen möchte, findet diesen hier: https://www.offenbach.de/personalbericht