Warum Onboarding im öffentlichen Dienst weitergedacht werden muss     

Wenn ihr als Personalerinnen und Personaler Euer Onboarding nach Schulnoten bewerten müsstet, wie gut würde Eure Verwaltung abschneiden? 

Eine pauschale Antwort ist meistens: Das kommt sehr auf den Fachbereich an. Und das wird sich in Zukunft sicherlich nicht ändern. 

Was sind aber ändern wird, ist die Professionalisierung und Digitalisierung des Onboardings. Oder etwa doch nicht? public-pioneers-Co-Gründerin Carolin Schröer hat in ihrem Artikel nicht nur Wissenswertes zum Onboarding, sondern auch praktische Beispiele und Stimmen aus Verwaltungen. Nicht immer spielt die Digitalisierung die größte Rolle. 

Mehr als ein Willkommensgruß 

Der öffentliche Dienst steht vor einem Generationenwechsel: Bis 2030 werden schätzungsweise über 1,5 Millionen Beamte in Bund, Ländern und Kommunen in den Ruhestand treten. Gleichzeitig kämpfen Behörden um Fachkräfte, besonders in technischen und sozialen Berufen.  

Dabei ist ein gelungenes Onboarding nicht nur ein Willkommensgruß, sondern ein strategischer Hebel für: 

• Schnellere Handlungsfähigkeit neuer MitarbeiterInnen 

• Höhere Bindung an den Arbeitgeber 

• Stärkere Identifikation mit den Werten der Verwaltung 

• Effizientere Wissensweitergabe in Zeiten des Fachkräftemangels 

Eine große Herausforderung ist, dass Onboarding-Prozesse wenig digitalisiert und oft stark von der Führungskraft im Fachbereich abhängig sind. Gerade in größeren Verwaltungen kann das Onboarding als Prozess nicht nur durch die Personalabteilung durchgeführt werden.  

In Zeiten, in denen Quereinsteigende eine immer größere Gruppe werden, wird ein strukturiertes Onboarding jedoch immer relevanter, da wenig bis gar kein Branchenwissen vorhanden ist. 

Innovative Ansätze: So gelingt modernes Pre- und Onboarding 

Der erste Eindruck zählt! Und deshalb beginnt das Onboarding nicht am ersten Arbeitstag, sondern mit der Zusage. Diese vorgelagerte Phase namens Preboarding darf nicht still sein! Nutzt hier die Zeit dazwischen, um: 

• digitale Willkommenspakete zu versenden (z. B. mit Videos der Teamleitung, Infos zur Verwaltung, FAQs oder Links zu speziellen Unterseiten für Neuzugänge) 

• Mentoring-Systeme einzuführen: eine erfahrene KollegIn steht als Ansprechperson bereit 

• Erwartungsmanagement zu betreiben: klare Kommunikation über Abläufe, Onboarding, Arbeitszeiten 

• Quiz-Apps zu Verwaltungsspezifika zu kommunizieren (z. B. „Wer kennt die meisten Abkürzungen?“) mit Belohnungssystem 

• eine virtuelle Führung durch das Gebäude zu ermöglichen (bspw. Erstellung durch das interne Geodatenmanagement) 

• KI-Chatbots FAQs beantworten zu lassen (z. B. „Welche Fortbildungsmöglichkeiten habe ich?“) oder Weiterleitung bei komplexen Anfragen an menschliche Ansprechpersonen  

• Einladungen ggf. zu Weihnachtsfeiern, AfterWorks (natürlich auf freiwilliger Basis) 

Wertevermittlung: Warum wir tun, was wir tun 

Im öffentlichen Dienst geht es nicht nur um Prozesse, sondern um Sinn. Vermittelt den neuen MitarbeiterInnen: 

• das Leitbild der Verwaltung (z. B. „Wir sorgen für sichere Straßen“) 

• die Werte (z. B. Serviceorientierung, Rechtstaatlichkeit) 

• die Wirkung ihrer Arbeit (z. B. durch Storytelling oder Bürgerfeedback) 

Führungskräfte sind Vorbilder. Und Pre- und Onboarding gelingt nur, wenn Führungskräfte sich aktiv einbringen. Sie sollten: 

• Zeit für neue MitarbeiterInnen einplanen  

• Feedbackkultur vorleben  

• Fehlerkultur fördern  

Erfolgsfaktoren und Stimmen aus der Praxis: Was ein gutes Onboarding ausmacht 

Ein gutes Beispiel für Best Practice ist dabei die Postkarte des Landratsamtes Würzburg. Auf dem Bild sieht man verschiedene Varianten der Postkarte. Es ist eine schöne Geste, wenn man im Vorfeld oder zu Beginn einer neuen Tätigkeit, etwas Haptisches in der Hand hat. Begrüßungsworte vom Landrat sind eine gute Wertschätzung.  

Ein anderes Landratsamt, aus der Ortenau in Baden-Württemberg, setzt auf Präsenz und Digitalisierung im Onboarding.  

So erklärt uns Personalerin Stefanie Ehinger, wie die neuen Kolleginnen und Kollegen begrüßt werden: „Willkommen im Team – mit unserer Willkommensveranstaltung und einem Willkommenspaket heißen wir neue Kolleginnen und Kollegen herzlich willkommen. Durch unser 100-Tage-Gespräch stellen wir sicher, dass sie in ihrer neuen Rolle erfolgreich ankommen können.“ 

Einblicke dieser Veranstaltung zeigt das nachfolgende Bild. In lockerer Atmosphäre in der modern umgestalteten Kantine findet die Begrüßung abteilungsübergreifend statt. 

Die Digitalisierung macht beim Ortenaukreis allerdings auch keinen Halt beim Onboarding, wie Ehinger ergänzt: “Wir setzen auf eine Kombination aus persönlichem Austausch und digitalen Lernmöglichkeiten. In der Willkommensveranstaltung kommen neue Kolleginnen und Kollegen zusammen, während der FortbildungsCAMPUS mit digitalen Informationen und praktischen Orientierungshilfen für einen reibungslosen Einstieg sorgt.“ 

Vor einer besonderen Herausforderung steht Lisa Vogel von der Stadt Müllheim. Dort ist die stellvertretende Personalleiterin mitverantwortlich für den Aufbau eines komplett neuen Kita-Teams. Im Interview mit ihr sprachen wir u.a. über das Onboarding bei pädagogischen Fachkräften: “Gerade bei einer neuen Kita ist ein funktionierendes Onboarding ein zentraler Erfolgsfaktor. Wir planen bewusst gemeinsame Vorbereitungsphasen, in denen das Team zusammenkommt, sich kennenlernt und gemeinsam Grundlagen erarbeitet. Das passiert in enger Abstimmung mit der Leitung und mit Unterstützung der pädagogischen Fachberatung.” Weiter fügt sie an und betont die Langfristigkeit: ”Uns ist wichtig, dass von Anfang an ein echtes Teamgefühl entsteht und gleichzeitig fachliche Sicherheit gegeben wird. Beides zusammen sorgt dafür, dass Mitarbeitende gut ankommen und langfristig bleiben.“ 

Unsere Empfehlung: Das Pre- und Onboarding mit KI individualisieren 

Personalprozesse werden immer individueller. Daher ist es naheliegend, sich eine KI als Assistenten im Hintergrund als Hilfe zu holen.  

Definiert dabei Personas für Euer Pre- und Onboarding und erstellt dann auf die Persona zugeschnittene Leitfäden. Bspw. ist der Leitfaden für Quereinsteigende ein anderer als für Verwaltungsfachkräfte. Denn für Quereinsteigende gibt es z.B. ein separates Kapitel über die Branche öffentlicher Dienst.  

Fazit: Onboarding als Chance für die Verwaltung der Zukunft 

Der öffentliche Dienst steht vor der Chance, sich durch ein innovativeres und individuelleres Onboarding als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Das kann ein echter Erfolgsfaktor und ein Alleinstellungsmerkmal sein. Dabei geht es nicht darum, alles digital zu machen, sondern serviceorientierte Prozesse zu gestalten. 

Die Autorin Carolin Schröer ist Geschäftsführerin der public-pioneers GmbH und Ansprechpartnerin für Headhunting, Personalgewinnung und Personalmarketing. Sie steht Euch gerne für weitere Informationen zur Verfügung. Carolin Schröer referiert an verschiedenen Studieninstituten und Bildungsorganisationen. Unter dem Titel „KI im Preboarding – Kontakt halten zwischen Zusage und Arbeitsbeginn“ findet im November 2026 vom Studieninstitut Westfalen-Lippe ein Online-Seminar statt. Hier geht es zur Anmeldung: https://www.stiwl.de/fortbildung/veranstaltungen/alle-termine/?idsem=313753

☎️ 0157 88509793   

📧 carolin.schroeer@public-pioneers.de