Brücken bauen statt Barrieren: Wie die Stadt Borken neue Wege in der Personalgewinnung geht  

Was passiert, wenn man Prozesse nicht einfach digitalisiert, sondern neu denkt? Julian Damm spricht im Interview über die Möglichkeit einer WhatsApp-Bewerbung, die mehr verändert hat als nur den Kanal. 

Ob die Einführung des neuen Recruiting-Kanals schon erste Erfolge aufweist? Auch darüber spricht Damm, der Fachbereichsleiter Personal, Organisation und Zentrale Dienste bei der Stadt Borken ist und viel Mut für neue Wege in der Personalgewinnung aufweist. 

Herr Damm, was war der Auslöser dafür, WhatsApp als Recruiting-Kanal in Betracht zu ziehen?  

Das Projekt „WhatsApp-Bewerbung“ war für uns weit mehr als ein technisches Experiment – es war ein mutiger Schritt in Richtung eines barrierefreien, zeitgemäßen Bewerbungsprozesses, der sich an den Bedürfnissen der Menschen orientiert. Unsere Mission? Die Candidate Journey so komfortabel, einfach und zugänglich wie möglich zu gestalten. 

Der Startschuss fiel mit dem Aufbau unserer eigenen Karriereseite unter karriere.borken.de – eine moderne, mobiloptimierte Plattform, auf der Bewerber:innen unsere Stellenanzeigen jederzeit und auf jedem Gerät in ansprechender Form durchstöbern können. Aber wir sind noch weiter gegangen: Wir haben uns grundlegend gefragt, was wir wirklich brauchen, um jemanden kennenzulernen, der bei uns arbeiten möchte. Reicht vielleicht ein Lebenslauf? Warum nicht gleich selbst entscheiden lassen, wie viel man preisgeben möchte? 

Der klassische Bewerbungsprozess? Für viele Menschen – insbesondere im handwerklich-gewerblichen Bereich – oft ein Hindernis. Ob im Hausmeisterservice, bei der Grünflächenpflege oder im Straßenbau: Diese Menschen bringen Können, Erfahrung und Motivation mit – aber scheitern möglicherweise an einem formalen, umständlichen Bewerbungsprozess. Und das? Das konnten und wollten wir nicht länger hinnehmen. 

WhatsApp ist heute nahezu überall im Alltag präsent – warum also nicht auch im Bewerbungsprozess? Genau hier setzen wir an: Ein direkter, unkomplizierter Zugang per Messenger – ganz ohne Lebenslauf, ganz ohne E-Mail-Anhang. Besonders bei jungen Menschen, etwa für Praktika oder Ausbildungsplätze, zeigt sich: Der Einstieg über WhatsApp senkt die Hemmschwelle enorm. 

Natürlich kommt auch hier moderne Technik zum Einsatz! Ein intelligenter Chatbot übernimmt die erste Kommunikation, stellt die relevanten Fragen und leitet die Daten direkt an unser Online-Bewerbermanagement weiter. Das bedeutet: kein Mehraufwand für die Verwaltung, aber maximale Offenheit für neue Talente. 

Mit unserer WhatsApp-Bewerbung sagen wir: Bewerben darf einfach sein. Wir öffnen Türen – für alle, die mitgestalten möchten. Und wir sind überzeugt: So gewinnen wir Talente, die wir sonst verloren hätten. 

Wie verlief die technische und organisatorische Implementierung von WhatsApp im Recruiting-Prozess? Gab es datenschutzrechtliche Hürden?  

Wenn man an innovative Projekte denkt, vermutet man oft sofort technische oder rechtliche Stolpersteine. Datenschutz zum Beispiel. Doch bei uns war schnell klar: Das ist nicht das Thema, das uns aufhält. Die wirklichen Fragen lagen ganz woanders – bei unserer Kultur und Sprache. Und genau dort haben wir angesetzt. Was zunächst wie eine Kleinigkeit klingt, wurde für uns zur entscheidenden Weichenstellung. Denn Sprache prägt Beziehung. Deshalb haben wir uns intensiv damit beschäftigt, wie wir Bewerber:innen ansprechen wollen – formell? Locker? Persönlich? 
Am Ende stand keine Entweder-oder-Entscheidung, sondern eine moderne Lösung: vier unterschiedliche Ansprache-Stile, individuell einsetzbar – je nach Zielgruppe, Situation und Stelle. Flexibel, empathisch und zielgerichtet. 

WhatsApp ist nicht der neue Briefkasten – sondern eine neue Denkweise. Ein konservativer Bewerbungsprozess passt einfach nicht in ein WhatsApp-Fenster. Und genau deshalb haben wir ihn auch nicht hineingequetscht. Zeugnisse, Lebensläufe, Motivationsschreiben? Auf dem Handy schwer verfügbar – und für viele ein Showstopper. Warum also neue Barrieren errichten, wenn wir doch eigentlich welche abbauen wollen? Ein kurzer Chat. Eine Interessensbekundung. Kein Upload. Kein Formular. Nur der Wunsch: „Ich möchte Teil eures Teams werden.“ Und das reicht uns oftmals fürs Erste. Natürlich brauchen wir irgendwann mehr Informationen. Aber: Wir holen sie aktiv ein – im direkten Gespräch, persönlich, menschlich. Damit nehmen wir den Druck raus und schaffen stattdessen Raum für echte Begegnungen. 
Diese Herangehensweise ist neu. Für manche Kolleg:innen sogar ungewohnt. Aber genau deshalb ist es wichtig, die Vorteile klar zu kommunizieren – intern wie extern. Denn: Der Lebenslauf ist nicht der Mensch. In Verwaltungen wird oft schnell problematisiert. Alles wird einmal durch die „Was-könnte-dagegen-sprechen“-Brille betrachtet. Datenschutz. Formvorgaben. Abläufe. 
Aber genau diese Haltung verhindert oft, dass wir neue Wege überhaupt ausprobieren. Wir machen das anders. Für uns zählt: Wie können wir Menschen gewinnen, die sich vorher nicht getraut haben? Die unsere Sprache nicht gesprochen haben. Die keine Zeit oder keine Mittel hatten, sich „klassisch“ zu bewerben. Ja, genau das ist die Essenz. Und wenn wir das ernst nehmen, dann müssen wir auch bereit sein, unsere Prozesse, unsere Sprache – vielleicht sogar unsere Haltung – zu verändern. Nicht um der Veränderung willen, sondern für die Menschen, die wir erreichen wollen. Mut, Flexibilität und Vertrauen – das ist unser Weg. Und wir sind überzeugt: So wird Verwaltung wieder ein Ort, der Menschen nicht nur beschäftigt, sondern begeistert. 

Durch eine Verkürzung der Wege werden also Barrieren abgebaut?   

Wenn wir über Barrieren im Bewerbungsprozess sprechen, dann meinen wir nicht nur technische Hürden oder komplizierte Formulare. Wir meinen alles, was Menschen davon abhält, den ersten Schritt zu machen. Und das sieht für jede Zielgruppe anders aus. Für mich persönlich ist ein Lebenslauf kein Problem. Für jemanden, der 25 Jahre in seinem Lehrbetrieb gearbeitet hat – ohne je ein Bewerbungsdokument anzufassen – kann genau dieser Lebenslauf zur unüberwindbaren Mauer werden. Diese Unterschiede müssen wir ernst nehmen. 

Nicht alles, was für uns selbstverständlich ist, ist es auch für andere. Deshalb stellen wir uns bei jedem neuen Projekt die gleiche Frage: „Für wen bauen wir das gerade?“ 

Denn nicht jedes Tool passt für jede Zielgruppe. Und nicht jedes Format erreicht automatisch die Richtigen. Was für dual Studierende funktioniert, kann im handwerklich-gewerblichen Bereich völlig verpuffen. Umgekehrt gilt das genauso. Unsere Stärke liegt darin, diese Vielfalt zu akzeptieren – und mit ihr zu arbeiten. Nicht alle über einen Kamm zu scheren, sondern zielgruppenspezifisch zu kommunizieren, zu gestalten und zu ermöglichen. Unser Ziel: Motivation statt Bürokratie. Am Ende geht es uns nicht darum, möglichst viele Lebensläufe zu sammeln.

Unser Ziel ist eine gute Stellenbesetzung – mit Menschen, die intrinsisch motiviert sind, die Lust haben, etwas zu bewegen, die zu uns passen. Dafür brauchen wir zu Beginn nicht alle Nachweise, sondern erst einmal Interesse. Und auch Bewerbungsfristen? Für viele Bewerber:innen aus dem nicht-öffentlichen Bereich wirken sie fremd, abschreckend oder sogar verwirrend. Wir haben gelernt: Es hilft, zu erklären. Oder auch einfach mal flexibel zu sein. Unsere Erfahrung: Es wirkt. Die Zahlen geben uns recht. Unsere Bewerberzahlen bewegen sich regelmäßig in guten Bereichen. Und das ist kein Zufall, sondern Ergebnis einer Haltung, die sagt: 
„Wir bauen keine Hürden – wir bauen Brücken. 

Welche konkreten Erfolge oder Veränderungen konnten Sie durch den Einsatz von WhatsApp beobachten?  

Was uns besonders freut: Unsere größten Erfolge erzielen wir aktuell dort, wo klassische Bewerbungsprozesse oft an ihre Grenzen stoßen – im handwerklich-gewerblichen Bereich und im Praktikumssegment. Genau hier merken wir: Die Menschen wollen sich nicht mehr per E-Mail bewerben. Und ehrlich gesagt – wer kann es ihnen verdenken? 

Denn für viele ist die E-Mail längst kein alltägliches Kommunikationsmittel mehr. Sie wirkt formell, kompliziert, distanziert. Unsere Antwort darauf: Niedrigschwellige Kontaktwege. 
Auf unserer Karriereseite bieten wir ein einfaches Kontaktformular und – vor allem – die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme via WhatsApp. Und das kommt an. 

Für uns war das eine ganz einfache Rechnung. Wenig Aufwand, großer Effekt. 
Die Einrichtung kostet uns so gut wie nichts, erfordert keine zusätzliche Verwaltung und eröffnet uns neue Wege zu Zielgruppen, die wir sonst möglicherweise verloren hätten. 

Heute erhalten wir rund 15 bis 20 Prozent unserer Bewerbungen über WhatsApp. Und gemessen an den Kosten ist der Nutzen enorm. Vergleichen wir das mit klassischen Printmedien, bei denen die Preise für Stellenanzeigen kontinuierlich steigen, wird der Unterschied noch deutlicher: WhatsApp kostet uns nur einen Bruchteil – aber bietet einen echten Mehrwert. 

In der Zeit, in der wir besonders viele Stellen im Bauhof ausgeschrieben hatten, wurde das besonders sichtbar. Die Bewerber:innen fanden das cool – und unsere Kolleg:innen auch. 
Diese direkte, einfache Art der Kommunikation kam an. Und wir wissen: Das ist nicht selbstverständlich. 

Und dabei geht es um mehr als nur Bewerbungen. Es geht auch um Wirkung. 
Wenn wir uns öffnen, flexibel und digital agieren, zeigen wir: Wir haben verstanden, wie sich Kommunikation verändert, wir nehmen Menschen ernst, so wie sie sind, wir denken Verwaltung nicht von gestern, sondern von morgen. Das verbessert nicht nur unsere Bewerberzahlen, sondern wirkt auch auf unsere Außenwahrnehmung als Arbeitgebermarke. Es ist ein sichtbares Signal: Wir gehen mit der Zeit. 

Fazit: Digitalisierung ist nicht immer teuer. Sie kann ganz einfach sein – und trotzdem wirksam. Für uns war WhatsApp ein kleiner Schritt in der Technik, aber ein großer Schritt in der Haltung. 

Welche Tipps würden Sie anderen Kommunen geben, die ähnliche Wege einschlagen möchten? Was würden Sie in der Nachbetrachtung anders machen?  

Wenn ich eines raten darf, dann dies: Kommunen sollten das Thema interne Kultur nicht nebenbei behandeln – sondern es bewusst, ehrlich und gemeinsam mit Verwaltungsleitung, Fachbereichen und Gremienvertretungen auf den Tisch legen. Denn wer ernsthaft Neues schaffen will, muss auch bereit sein, alte Muster zu hinterfragen. Wir haben in Borken selbst erlebt, wie entscheidend das ist. Unsere Projektidee – WhatsApp als niedrigschwelliger Bewerbungskanal – war schnell geboren und fast fertig implementiert, bevor wir offen über die kulturellen Implikationen gesprochen haben. Das hat intern Fragen aufgeworfen: 
„Warum wurden bestimmte Stellen nicht früher eingebunden?“ „Wer gibt eigentlich die strategische Richtung vor?“ Ein ehrlicher Diskurs, den wir im Nachhinein sehr begrüßt haben. Was wir dabei gelernt haben: Man kann keinen konservativen Prozess einfach in ein innovatives Medium übertragen. Das funktioniert nicht. Es wirkt aufgesetzt. Und es wird abgelehnt – zu Recht. Deshalb sollten Veränderungen nicht als Einzelmaßnahmen, sondern als Teil einer Gesamtstrategie betrachtet werden. Die entscheidende Leitfrage lautet: Wie niedrig wollen wir die Barrieren für Bewerber:innen wirklich halten? 
Wenn hier ein gemeinsames Verständnis entsteht, lassen sich auch alle weiteren Maßnahmen sinnvoll daran ausrichten – ob WhatsApp, Bewerbungsfristen, Kontaktformulare oder persönliche Ansprachen. 

Ein weiteres, oft unterschätztes Thema: die Bestenauslese. Natürlich brauchen wir Nachweise. Natürlich gibt es rechtliche Rahmenbedingungen. Aber wie wir sie einfordern, sagt viel über unser Menschenbild. Es ist ein Unterschied, ob ich sage: „Herr X hat das Abiturzeugnis nicht beigefügt, das hätte er doch wissen müssen.“ Oder ob ich schreibe: 

„Hallo X, vielen Dank für deine Bewerbung – sie liest sich sehr interessant. Damit wir ein vollständiges Bild erhalten, freuen wir uns noch auf dein Abiturzeugnis.“ 

Das ist für mich Kommunikation auf Augenhöhe. Und genau da entscheidet sich, wie attraktiv wir als Arbeitgeber wahrgenommen werden. Was uns klar geworden ist: 
Führung bedeutet, eine Richtung vorzugeben. Nicht nur verwaltungstechnisch, sondern strategisch, kulturell, menschlich. Denn unsere Rahmenbedingungen ändern sich rasant. Der demografische Wandel, digitale Gewohnheiten, Erwartungshaltungen an Arbeitgeber – all das zwingt uns, uns jetzt richtig aufzustellen, wenn wir morgen noch mitgestalten wollen. 

Der Arbeitsmarkt hat sich insgesamt verändert. Heute muss viel aktiver auf die Bedürfnisse der Bewerberinnen eingegangen werden, um vakante Stellen besetzen zu können.  

Ja, es stimmt: Unsere Projekte bei der Stadt Borken werden aktuell aber auch kritisch hinterfragt – weil wir uns in einer glücklichen (!) Ausnahmesituation befinden. 
Eine, die wir uns allerdings nicht erträumt, sondern bewusst und strategisch erarbeitet haben. Schon vor Jahren haben wir entschieden: Demografischer Wandel? Darauf warten wir nicht – wir handeln. Deshalb haben wir unsere Ausbildungszahlen massiv erhöht. Besonders im gehobenen Dienst: 15 Kolleg:innen befinden sich aktuell im Durchlauf. Und wir diskutieren bereits heute intensiv, wo wir sie perspektivisch einsetzen können. Fakt ist: In den kommenden drei Jahren werden wir voraussichtlich keine einzige Stelle im gehobenen Dienst extern ausschreiben müssen. 
Das ist nicht der Regelfall – das wissen wir. Aber es zeigt, was möglich ist, wenn man den Blick langfristig richtet und konsequent investiert. 

Mittlerweile erreichen uns regelmäßig Anfragen: „Kann ich bei euch auch quer einsteigen?“ Und die Antwort lautet: Ja – grundsätzlich ist das möglich. Das zeigt uns: Die Menschen nehmen uns als Arbeitgeber inzwischen ganz anders wahr. Das ist keine Theorie, das ist gelebte Realität. 

Gemeinsam mit der Hochschule für Polizei und öffentliche Verwaltung untersuchen wir gerade ein Thema, das oft unterschätzt wird: Emotionale Bindung von Beschäftigten. 
Und die Zahlen sprechen eine klare Sprache: 92 % unserer Kolleg:innen sagen: „Ja, ich fühle mich meinem Arbeitgeber verbunden.“ Unsere Fluktuationsquote? Gerade einmal 0,89 %. Das ist kein Zufall, sondern aus meiner Sicht Ausdruck einer gelebten Kultur des Vertrauens und der Wertschätzung. 

Natürlich hören wir auch Stimmen wie: 

„Müssen wir unbedingt WhatsApp-Bewerbungen anbieten?“ 

Und ja – diese Fragen sind berechtigt. Aber unsere Antwort lautet: Nur weil wir gerade gut aufgestellt sind, heißt das nicht, dass wir aufhören dürfen, besser zu werden. Stillstand ist in der Personalgewinnung keine Option. Wir sehen es als unsere Verpflichtung, Wege zu erproben, bevor sie zur Pflicht werden. 

Wir wissen aber auch, dass der Status Quo im Bundesgebiet oftmals abweicht. Umso mehr ist der Wunsch nach einem großen, qualifizierten Kandidatenpool da. 

Deshalb stellen wir nicht nur die Frage: „Was machen wir heute gut?“ 
Sondern auch: „Was können wir in Zukunft noch verändern? Wo können wir aber auch gemeinsam, interkommunal lernen?“ 

Welche weiteren digitalen Kanäle oder Tools sehen Sie als potenziell relevant für das Recruiting im öffentlichen Dienst?  

Wir sind bei der Stadt Borken nicht einfach ins digitale Recruiting gestartet – wir haben uns auf den Weg gemacht, konsequent, schrittweise und mit Haltung. Denn es geht nicht nur um Tools, sondern um die Frage: „Wie gehen wir als Verwaltung auf Menschen zu?“ Und genau hier setzen wir an. Wir haben bereits eine ganze Reihe an Maßnahmen umgesetzt: Ein Online-Bewerbermanagement, das Bewerbungen strukturiert, transparent und zeitgemäß verarbeitet Ein überarbeitetes Stellenausschreibungs-Layout, das auf allen Endgeräten gut funktioniert Und natürlich: die WhatsApp-Bewerbung, die einen schnellen, direkten Einstieg ohne Hürden ermöglicht. Aber damit hören wir nicht auf.  

Ein echtes Herzensprojekt ist unser Karrierekompass, der sich gezielt an junge Menschen richtet. Mit ihm können Schüler:innen ihre berufliche Zukunft entdecken, navigieren – und direkt Kontakt aufnehmen. Das ist keine passive Erwartungshaltung, sondern ein aktives Zugehen auf die nächste Generation. 
Und ja – das wird nicht überall so gesehen. In – Gott sei Dank – inzwischen wenigen Verwaltungen heißt es noch: „Wenn jemand eine Ausbildung will, soll er sich bewerben – steht doch in der Zeitung.“ Aber genau das ist nicht mehr zeitgemäß. Junge Menschen leben heute anders, kommunizieren anders – und wollen auch anders angesprochen werden. 

Wir denken auch darüber nach, einen Informationsabend für Quereinsteiger:innen digital anzubieten. Das Konzept liegt vor – einige organisatorische Fragen sind noch offen, klar. 
Aber der Gedanke ist stark: Wir öffnen uns bewusst – nicht nur über Ausschreibungen, sondern über echte Begegnungen. Und auch hier stellt sich wieder die zentrale Frage: Gehen wir auf die Menschen zu – oder warten wir, dass sie kommen? 

Mit unserem Chatbot „Toni Turm“ auf der Karriereseite haben wir einen spielerischen und zugleich praktischen Einstieg geschaffen. Natürlich ist Toni noch nicht perfekt – aber genau das ist der Punkt: Digitale Kommunikation ist dynamisch. 
In den Trainingsphasen haben sich neue Fragen ergeben, die wir jetzt Schritt für Schritt integrieren. Und: Wir haben das Ganze mit einem Augenzwinkern kommuniziert: 

„Die Personalabteilung ist jetzt 24/7 erreichbar – probier’s doch mal abends von der Couch aus.“ 

Einige dachten ernsthaft, wir hätten ein Schichtsystem eingeführt. Und genau diese Irritation war Teil der Idee: Verwaltung darf überraschen, darf anders sein, darf zum Gespräch anregen. Aktuell denken wir das Thema weiter – mit Voicebots, wie sie andererorts bereits im Einsatz sind. Vielleicht führt in Zukunft ein Sprachassistent durch das komplette Bewerbungsverfahren. Noch ist es eine Idee – aber eine, die uns nicht mehr loslässt. 

Während wir während der Pandemie bis zu 100 Stellenbesetzungsverfahren im Jahr durchlaufen mussten, hat sich das Bild inzwischen gewandelt. 
Dank unserer Maßnahmen schreiben wir heute nur noch selten extern aus. 
Nicht, weil wir weniger suchen – sondern weil mehr Menschen von selbst zu uns kommen. Was wir gelernt haben: 
Innovation ist keine Frage der Technologie. Sie ist eine Frage der Haltung. 

Wer heute Menschen gewinnen will, muss offen, ansprechbar und mutig sein. 
Und vielleicht auch ein bisschen Toni Turm in sich haben. 😉 

Zur Person: 

Julian Damm ist Fachbereichsleiter Personal, Organisation und Zentrale Dienste bei der Stadt Borken. Nebenberuflich ist er für das Studieninstitut Westfalen-Lippe tätig und lehrt Personalrecht.