HR-Journey – der ideale Prozess von der Stellenanzeige bis zum Onboarding 

Vorab: Der Titel meines Artikels ist etwas augenzwinkernd gemeint, denn den idealen Prozess gibt es nicht. Die konkrete Gestaltung ist individuell, aber dennoch können einige wichtige Eckpunkte einer guten HR-Journey bestimmt werden.  

Grundsätzlich beschreibt der Begriff „HR-Journey“, die Reise eines Bewerbers vom ersten Kontakt bis zum Onboarding.  

Für mich gibt es fünf entscheidende Eckpunkte der HR-Journey: 

➡️ die Stellenausschreibung,  

➡️ die Vorstellungsgespräche,  

➡️ die Servicequalität im HR-Bereich,  

➡️ die Bindung der Bewerbenden/Preboarding und  

➡️ das Onboarding. 

Stellenausschreibung im öffentlichen Dienst 

Die Stellenausschreibung ist der erste Schritt in der HR-Journey und spielt eine entscheidende Rolle dabei, qualifizierte und motivierte Mitarbeiter zu gewinnen. Der Prozess muss transparent, fair und gesetzeskonform gestaltet sein. Dazu gehört, dass alle Stellenangebote öffentlich zugänglich gemacht werden, um eine breite Bewerberbasis anzusprechen. Die Stellenausschreibungen sollten klar und präzise formuliert sein, um potenziellen Bewerbern ein genaues Bild der Anforderungen und Aufgaben zu vermitteln. 

Des Weiteren sollte das Layout und Wording zeitgemäß und attraktiv gestaltet sein. Eine frische und etwas freche Stellenausschreibung und die Rechtskonformität müssen kein Widerspruch sein. Kreativität in der Gestaltung ist nicht nur erwünscht, sondern notwendig. Nicht zu vergessen: Die Vorteile des Jobs und des Arbeitgebers müssen gut herausgestellt werden. 

Ein weiterer wesentlicher Faktor ist die Digitalisierung der Stellenausschreibungen. Durch Online-Jobportale und die eigene Karriereseite können öffentliche Arbeitgeber eine größere Reichweite erzielen und den Bewerbungsprozess effizienter gestalten. Zudem können automatisierte Bewerbermanagementsysteme helfen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und eine schnelle Bearbeitung der Bewerbungen zu gewährleisten. 

Vorstellungsgespräche 

Vorstellungsgespräche sind ein zentraler Bestandteil der HR-Journey und entscheidend für die Auswahl der besten Kandidatinnen und Kandidaten. Im öffentlichen Dienst sollten Vorstellungsgespräche strukturiert und standardisiert ablaufen, um Chancengleichheit zu gewährleisten und die objektive Beurteilung der Bewerber sicherzustellen. Dabei ist es wichtig, dass die Gesprächsführung professionell und respektvoll erfolgt, um den Bewerbern ein positives Bild des Arbeitgebers zu vermitteln. Ein werbendes Element sollte auch zum Ablauf des Gesprächs gehören. Denn es bewirbt sich auch der Arbeitgeber beim Bewerbenden! 

Die Vorbereitung der Vorstellungsgespräche ist das A und O und umfasst die Erstellung eines klaren Fragenkatalogs, der sowohl fachliche als auch persönliche Kompetenzen abdeckt. Zudem sollten alle an den Gesprächen beteiligten Personen geschult werden, um eine faire und konsistente Bewertung sicherzustellen.  

Servicequalität im HR-Bereich 

Ein hochwertiger HR-Service trägt dazu bei, dass sich Mitarbeiter gut betreut und wertgeschätzt fühlen, was wiederum ihre Zufriedenheit und Motivation steigert. 

Im öffentlichen Dienst muss der HR-Bereich eine Vielzahl von Aufgaben bewältigen, von der Personalverwaltung, über das Marketing, ggf. die Gehaltsabrechnung bis hin zur beruflichen Aus-, Fort- und Weiterbildung. Dabei ist es wichtig, dass die HR-Abteilung als kompetenter und verlässlicher Ansprechpartner wahrgenommen wird. Dies erfordert gut ausgebildete HR-Mitarbeiter, die über aktuelle Kenntnisse in Arbeits-, Beamten- und Tarifrecht und den einschlägigen Verwaltungsvorschriften verfügen. 

Ein hoher Serviceanspruch bedeutet auch, dass die HR-Abteilung proaktiv auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingeht. Dies kann durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen, Feedbackgespräche und individuelle Beratungsgespräche erreicht werden.  

Bindung der Bewerbenden und Preboarding 

Ein oft vernachlässigter, aber ebenso wichtiger Teil der HR-Journey ist die Bindung der Bewerbenden, insbesondere während der Preboarding-Phase. Im öffentlichen Dienst kann der Bewerbungsprozess aufgrund von Verwaltungsprozessen und rechtlichen Vorgaben länger dauern als in der Privatwirtschaft. Daher ist es entscheidend, dass Bewerbende während dieser Zeit kontinuierlich informiert und eingebunden werden, um ihr Interesse und Engagement aufrechtzuerhalten. 

Der Zeitraum zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag, das sogenannte Preboarding, bietet eine wertvolle Gelegenheit, den neuen Mitarbeitern notwendige Informationen und Unterlagen zukommen zu lassen, damit sie optimal auf ihren ersten Tag vorbereitet sind. Effektive Kommunikation während des Bewerbungsprozesses und der Preboarding-Phase ist essenziell. Regelmäßige Updates zum Stand der Bewerbung, transparente Informationen über die nächsten Schritte und ein offenes Ohr für Fragen und Anliegen der Bewerbenden können erheblich zur positiven Wahrnehmung des Arbeitgebers beitragen. 

Zusätzlich können Maßnahmen wie Infos zur zukünftigen Arbeitsumgebung, Einladungen zu Informationsveranstaltungen oder direkte Kontakte zu potenziellen zukünftigen Kollegen und Vorgesetzten das Zugehörigkeitsgefühl der Bewerbenden fördern. Solche Initiativen vermitteln ein realistisches Bild der Arbeitskultur und erleichtern die Entscheidung zugunsten des Arbeitgebers, während sie gleichzeitig Ängste und Unsicherheiten abbauen. 

Onboarding 

Das Onboarding ist der Prozess, der den neuen Mitarbeiter in die Organisation integriert und ihm hilft, sich schnell zurechtzufinden und produktiv zu werden. Es ist besonders wichtig, dass dieser Prozess strukturiert und umfassend gestaltet ist, um die neuen Mitarbeiter mit den spezifischen Anforderungen und Abläufen vertraut zu machen. 

Ein gutes Onboarding-Programm sollte verschiedene Elemente enthalten, wie persönliche Begrüßungen durch Vorgesetzte und Kollegen, Schulungen zu den relevanten Systemen und Prozessen sowie Einführungen in die Kultur und Werte der Organisation. Mentoring-Programme oder Patenschaften können zusätzlich helfen, neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern und eine persönliche Verbindung zu fördern. 

Der Autor Christian Pollack ist Geschäftsführer der public-pioneers GmbH und Ansprechpartner für Headhunting, Personalgewinnung und Employer Branding. Als ehemaliger Kommunal- und Landesbeamter bringt er vielfältige Erfahrungen & Kenntnisse aus dem öffentlichen Dienst in seine Arbeit ein und steht Ihnen gerne für weitere Informationen zur Verfügung. 

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